Warenkennzeichnung für den Versand: So kommen Ihre Pakete sicher beim Empfänger an

Der Kunde hat die falsche Ware geliefert gekommen, das Paket ist verspätet eingetroffen oder gar nicht? Szenarien, die es so im Versandhandel nicht geben sollte, die aber immer wieder vorkommen. Doch die verspätete Auslieferung oder Falschlieferung hat nicht unbedingt das Versandunternehmen verschuldet. Der Fehler kann auch in einer unzureichenden oder falschen Versand- und Warenkennzeichnung begründet liegen. Dieses Problem können Sie als Absender jedoch einfach umgehen. Ob Onlineshop, Einzelhandel oder Privatperson: Damit Ihre Päckchen, Pakete und Briefe den Empfänger pünktlich und unversehrt erreichen, müssen sie richtig gekennzeichnet sein. Die Warenkennzeichnung bezieht sich von der Adresse über die notwendigen Begleitpapiere bis hin zu Handhabungshinweisen. Auch die ausreichende Frankierung der versendeten Waren und Briefsendungen gehört dazu. Besonders wichtig ist die Kennzeichnung, wenn die Pakete ins Ausland versendet werden sollen. Damit der Warenversand künftig reibungslos verläuft, haben wir in unserem Verpackungsratgeber die wichtigsten Informationen zur Warenkennzeichnung zusammengestellt.

Etikettendruck: alle notwendigen Daten gut lesbar auf einem Blick

Kurze Versandzeiten sind gerade für Onlineshops eine Möglichkeit, um sich gegenüber der Konkurrenz einen Vorsprung zu verschaffen. Allerdings stellt der Warenversand im E-Commerce eine Meisterleistung der Logistik dar, bei den vielen Paketen und Päckchen, die täglich das Lager verlassen, um auf die Reise zum Kunden zu gehen. Wichtigste Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf ist die korrekte Warenkennzeichnung. Adressetiketten erweisen sich dabei als ideale Lösungen. Mit maschinell erstellten Etiketten verleihen Sie Ihren Paketen, Briefen und Versandtaschen schon allein einen professionellen Eindruck. Auf den Versandetiketten befinden sich alle für den Versand benötigten Informationen und Daten. Dazu zählen Adresse vom Empfänger und Absender sowie ein Barcode oder die Sendungsnummer, mit der sich die Pakete identifizieren und rückverfolgen lassen. Darüber hinaus gehen Sie mit bedruckten Adressetiketten sicher, dass die Adresse des Empfängers auf der Verpackung gut zu lesen ist – im Vergleich zu so mancher Handschrift, die kaum zu entziffern ist. Außerdem ist die Erstellung der Warenkennzeichnung per Hand ziemlich aufwendig. Wenn die Versandabteilung mit einer großen Stückzahl an Waren betraut ist, rechnet sich schnell ein hauseigener Etikettendruck.

Damit sie deutlich zu erkennen sind, müssen Sie die Adressetiketten auf der dafür vorgesehenen Stelle auf dem Brief oder Paket anbringen. Bei Letzterem sollte sich die Warenkennzeichnung auf einer glatten Oberfläche befinden und nicht vom Verpackungsmaterial verdeckt werden. Als besonders vorteilhaft erweisen sich witterungsbeständige Adressetiketten oder eine zusätzliche Schutzfolie, mit der sich Verschmutzungen und witterungsbedingte Beschädigungen verhindern lassen.

Lieferschein und Rechnung für Ihre Versandgüter sorgfältig verwahren

Neben der gut leserlichen Adresse des Empfängers umfasst die Warenkennzeichnung auch das korrekte Frankieren der Sendung. Das Porto hängt bei Paketen von der Größe, dem Gewicht und Bestimmungsort ab. Aber auch bei Kleinsendungen existiert bereits eine Preisstaffelung – so macht es einen Unterschied, ob Sie Maxibriefkartons oder Großbriefkartons verschicken wollen. Informieren Sie sich über die entsprechenden Preise des Versandunternehmens.

Im Einzelhandel und im E-Commerce müssen der Ware wichtige Dokumente beigelegt werden – wie der Lieferschein und gegebenenfalls die Rechnung. Zwar platzieren viele Onlineshops diese Dokumente im Paketinneren, professioneller und komfortabler ist es jedoch, für diese Form der Warenkennzeichnung eine Lieferscheintasche zu verwenden: Einfach die notwendigen Papiere in die Lieferscheintasche packen, verschließen und auf der Verpackung aufkleben. Auf diese Weise gehen Sie auf Nummer sicher, dass die wichtigen Dokumente nicht verlorengehen.

Handhabungshinweise zur Kennzeichnung empfindlicher und gefährlicher Waren

Sind die Waren, die Sie versenden wollen, empfindlich und erfordern einen besonderen Umgang oder gar gefährlich, umfasst die Warenkennzeichnung zusätzliche Handhabungshinweise. Damit lässt sich die Zahl der Retouren und Transportschäden deutlich reduzieren. Für die Kennzeichnung sind entsprechende Hinweisetiketten erhältlich, die Sie nur auf das Paket kleben müssen. Aufkleber mit „Vorsicht zerbrechlich“ oder „Bruchgefahr“ stellen Sie sicher, dass das Versandunternehmen mit der Verpackung beim Transport umsichtig umgeht. Bei Gefahrgut ist die Kennzeichnungsart teilweise sogar gesetzlich vorgeschrieben und in der DIN 55 402 geregelt. Mit Gefahrgutetiketten, die gefährliche Güter auffällig kennzeichnen, sind Sie auf der sicheren Seite, indem Sie die jeweiligen Vorschriften einhalten und Unfällen vorbeugen.

Wenn Sie wissen wollen, wie es Ihrer Waren beim Versand erging, können Sie die Verpackungen mit zusätzlichen Transportindikatoren versehen, welche die Transportbedingungen überprüfen. Die Schutzausstattung ist in unterschiedlichen Ausführungen erhältlich wie beispielsweise Kippindikatoren und einem Stoßindikatorlabel. Wird bei Letzterem die vorab definierte Stoßkraft der Verpackung überschritten, verfärbt sich die Warnflüssig rot und Sie wissen, dass es innerhalb der Transportkette zum unsachgemäßen Umgang kam.

Warenkennzeichnung für den Versand ins Ausland

Beim Warenversand ins Ausland gelten je nach Zielland oftmals spezielle Regelungen zur Warenkennzeichnung, über die Sie sich zusammen mit den Zollbestimmungen informieren sollten. Damit die Waren den richtigen Empfänger erreichen, müssen sie vollständig gekennzeichnet sein. Auch Handhabungshinweise für den Versand sind notwendig. Beim Auslandsversand ist es zudem besonders wichtig, dass Warenkennzeichnung, Inhalt und Lieferschein übereinstimmen. Sonst kann es beim Zoll zu Verzögerungen kommen, im schlimmsten Fall sind sogar Strafzölle möglich. Weil die Pakete außerdem länger unterwegs sind, sollten alle Aufkleber, mit denen Sie die Waren kennzeichnen, witterungsbeständig sein. Obendrein sollten Sie die Transportzeit auch beachten, wenn Sie das benötigte Verpackungsmaterial kaufen.

Schicken Sie Ihre Waren sicher auf die Reise – für zufriedene Kunden und Absender

Sind Paket, Päckchen und Brief für den Versand korrekt gekennzeichnet, sollte nichts mehr schiefgehen und die Ware unbeschädigt beim Empfänger ankommen. Onlineshops können außerdem Ihre Kunden mit kurzen Versandzeiten für Ihren ausgezeichneten Service begeistern und den Transportweg überwachen – das ist vor allem dann wichtig, sollte es einmal um Haftungsfragen gehen.